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　　　　令和7年4月4日
    小樽商科大学

 

 このたび、本学職員が学生に対して奨学給付金に関する案内を送信した際に、誤って別の学生の個人情報を含む電子メールを送信したことが判明しました。
関係者の方々にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
 今回のような事案を起こしたことを重く受けとめ、大学として二度とこのような事案を招くことがないよう、個人情報保護の一層の徹底を図るとともに、再発防止に努めてまいります。

＜概要＞
 令和7年3月26日 19:00 学生支援課で学生に奨学給付金に関する案内メールを送信しました。送信に際し、メールソフトのメール差し込み機能を使用しましたが、差し込みデータとなる学生情報をまとめたCSVファイル作成時にメールアドレスデータの作成ミスがあり、以下のような誤送信が全227件発生しました。なお、氏名等の個人情報は含まれておりません。

＜対応状況＞
 メールの誤送信が発覚後、対象の学生に対して、直ちに送信ミスを謝罪し、誤送信したメールの破棄を要請しました。なお、現時点では、学生から本件に係るクレーム等は寄せられておりません。

＜再発防止策＞
○ 送信先メールアドレスの限定
 学生への通知は、大学メールアドレスのみに送信し、学生個人のメールアドレスへの送信は行わないことを徹底する。
○ 大学担当者によるメールアドレスの利用
 学務情報システムには、大学メールアドレスを登録し、大学担当者が学生へメールを送信する際は、この大学メールアドレスを使用することを徹底する。

【本件に関する問い合わせ先】
企画総務課総務係
E-mail：shomu*office.otaru-uc.ac.jp
(*を＠に変更して送信してください）

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【令和7年5月19日追記】

　　　　令和7年5月19日
    小樽商科大学

 

メール誤送信による個人情報の漏洩について（続報）

 

 3月26日に発生した情報セキュリティインシデントに関し、引き続き学内で再発防止の検討を重ねた結果、以下のとおり努めることといたしましたのでお知らせします。

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【令和7年6月2日追記】

　　　　令和7年6月2日
    小樽商科大学

 

【再発防止策の取組報告】職員研修の実施について

 

 5月19日付けで公表した再発防止策の一環として、5月15日・16日の2日間にわたり、職員研修「大学実務で一生使えるACCESS術」を実施し、23名の事務職員が参加しました。
 本研修では、販売管理や労務管理といった一般的なテーマではなく、今回のミスに関する事例、大学実務において過去に発生した事例、さらには今後想定される事例など、大学実務に密接に関わる「現在・過去・未来」の事例をもとに作成した独自の教材を用いて実施しました。また、大学実務における生成AIの活用方法についても取り上げ、その有用性と危険性の両面について、理解を深めました。
 今回の事例を教訓とし、今後より適切な大学運営を目指して、職員一丸となって取り組んでまいります。

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