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課外活動提出書類・貸出物品・サークル共用施設等予約


課外活動提出書類

手続き 提出書類様式 提出時期
サークルを結成するとき サークル結成届(様式第1号) 結成の日まで
構成員名簿(様式第2号) 自動車運転誓約書(別紙)
サークル誓約書(様式第3号)
サークルの活動を継続するとき (年度替わりの手続き) サークル継続届(様式第4号) 提出用フォーム 活動する年度の5月末日まで ※提出のない場合、解散したものと判断します。
構成員名簿(様式第2号) 自動車運転誓約書(別紙)
サークル誓約書(様式第3号)
活動実績報告書(様式第5号) 体育系サークル用 文化系サークル用
物品購入及び施設整備等要望書(様式第6号)
構成員等に変更があったとき 構成員、役職者及び学外指導者の変更 構成員等変更届(様式第7号) 変更が生じたあと速やかに (年度途中に変更があった場合のみ)
顧問教員の変更 顧問教員変更届(様式第8号)
学外活動を行うとき 登山以外の活動 学外活動届(様式第9号) 活動の3日前まで
学外活動・学内行事報告書(様式第11号) 活動終了後1週間以内
登山 登山計画書のコピー 活動の3日前まで
学外活動・学内行事報告書(様式第11号) 活動終了後1週間以内
学内行事を行うとき 学内行事届(様式第10号) 行事の3日間まで
学外活動・学内行事報告書(様式第11号) 活動終了後1週間以内
物品購入及び施設整備等を要望するとき 物品購入及び施設整備等要望書(様式第6号) 随時
活動中に事故等が起きたとき 事故等報告書(様式第12号) 事故等が起きたあと速やかに
サークルを解散するとき サークル解散届(様式第13号) 解散の日まで (年度途中に解散する場合のみ)
学内掲示又は印刷物配布を行うとき 学内掲示・印刷物配布届(様式第14号) 掲示又は配布を行う日まで
ボランティア活動を行うとき ボランティア届 団体用 個人用 活動の3日前まで
運転者を登録するとき 自動車運転誓約書(別紙) 随時

課外活動の各種提出書類は、上記の各種提出時期に、お問い合わせフォームにて「お問い合わせ内容」に課外活動(サークル等)を選択し、「メッセージ」部に〇〇(提出したい書類名)の提出と入力の上、書類ファイル(Excel・Word)を添付してご提出ください。

 

ただし、「サークルの活動を継続するとき(年度替わりの手続き)」の場合は、令和6年5月8日(水)開催の学生団体連絡会にて指示しているとおり、継続の各種書類ファイルを、専用の提出用フォームにてファイルを添付して送信してください。(提出期限:令和6年5月31日 ※提出のない場合、解散したものと判断します)

 


課外活動団体の物品借用について

課外活動支援のため、物品の借用を受け付けています。 借用を希望する団体は学生センター記載台に備付けの「物品使用申込書」に必要事項を記入の上、学生支援課(学生センター学生支援係窓口)に提出してください。

 

下記リンクの外部サイト「りざぶ郎」にて予約状況を管理しています。予約を行う前に各自で必ずご確認ください。
外部サイト「りざぶ郎」 ※りざぶ郎で物品貸出画面に切り替える場合はこちらを参考にしてください。
※土日祝に物品を使用する場合は、前営業日からの借用及び次営業日での返却を推奨しています。

 

借用できる物品

ビデオカメラ デジタルカメラ カメラ用三脚 マイクスピーカー
拡声器 延長ドラムコード プロジェクター スクリーン
マイクスタンド 商大くん着ぐるみ一式 小樽商科大学のぼり テント
パイプ椅子 長机 LEDライト スコップ
除雪ダンプ

サークル共用施設等予約状況・使用上の注意事項

下記リンクの外部サイト「りざぶ郎」にて予約状況を管理しています。 予約を行う前に各自で必ずご確認ください。 外部サイト「りざぶ郎」

 

○サークル共用施設(大練習室・共用室11以外)
  • 使用日及び時間 9:00~21:00(年末年始は使用できません。)
  • 使用手続 使用責任者を定め、原則として使用する日の2日前までに、学生センター記載台に備付けの 「サークル共用施設使用願」に必要事項を記入の上、学生支援課(学生センター学生支援係 窓口)に提出してください。
  • 使用許可の取消 サークル施設の使用を許可された団体が、規則に違反するなど、管理運営上支障をきたすと 認められる場合は、その使用の中止又は許可を取り消すことがあります。

 

○大学会館(多目的ホール・和室・談話室)
  • 開館時間 平日9:00~21:00、土曜日10:00~19:30(日曜日・祝日・年末年始は使用できません。)
  • 使用手続 使用責任者を定め、原則として使用する日の7日前までに、学生センター記載台に備付けの 「大学会館使用許可願」に必要事項を記入の上、学生支援課(学生センター学生支援係窓口) に提出してください。
  • 使用許可の取消し 使用許可を受けた者が、小樽商科大学大学会館規程又は使用の許可条件に違反した場合は、 使用の許可を取消し、退去を命ずることがあります。

 

○体育館多目的室
  • 使用日及び時間 8:30~22:30(年末年始は使用できません。)
  • 使用手続 使用責任者を定め、学生センター記載台に備付けの「体育館多目的室使用許可願」に 必要事項を記入の上、学生支援課(学生センター学生支援係窓口)に提出してください。
  • 使用許可の取り消し等 使用許可願に虚偽の記載があった、又は使用者が規程に違反したなどの場合には、 体育館の使用許可を取り消し、又は使用を中止させることがあります。

 

○課外活動に関する各施設等の共通注意事項 ★使用手続関係
  • リアルタイムでの願出が必要となるため、窓口での願出に限ります。 メールでの申請は一切受け付けません。
  • 窓口で願出(予約)ができる時間帯は、平日のみ8:30~12:00、13:00~17:15に限ります。
  • 次月分の願出は、前月の15日(土日祝日の場合は翌営業日)から行います。
  • 平日の12:00~13:00は昼休みのため、一時的に学生センターを閉室しています。 よって12時台の途中からの使用は鍵等の貸出の観点からお断りしておりますので、 願出時には13:00からの使用として願い出てください。 (例1 12:50から使用開始として願い出るのは× → 13:00から使用開始として願い出てください。) (例2 どうしても12:30から使用したい → 12:00から使用開始として願い出てください。)
  • 施設等を使用したい団体が大勢おります。過剰な時間、部屋の数量の願出を行わず、適当な時間、 部屋の数量で願い出て、キャンセルや使用時間短縮の場合は速やかに大学へ連絡してください。

 

★鍵の貸し出し及び返却関係
  • 使用開始前に、窓口にて貸出簿に氏名等を記入の上、各施設の鍵を借り受けてください。
  • 使用終了後は速やかに、窓口へ鍵を返却してください。次の使用団体がいることがありますので、 必ず、許可された使用終了時間までに鍵を返却し終えてください。
  • 平日の12:00~13:00は昼休みのため、一時的に学生センターを閉室しています。 12:00から施設等の使用を開始する場合は、一時閉室より前(目安:11:55頃)までに 予め鍵を借り受けてください。 また、許可された使用終了時間が12:00だった場合も、一時閉室より前(目安:11:55頃) までに鍵を返却してください。
  • 平日夜間や土日祝日の学生センターの閉室時間中は、守衛室において鍵を借り受け、 使用後は速やかに返却してください。
  • 許可された使用時間を厳守してください。使用時間には完全撤収、鍵の返却までを含みます。 また、他団体等へ施設の鍵及び部屋等を転貸することを一切禁止します。
  • その他、遵守事項が守られない場合は、願に記載のある使用責任者に連絡を行います。

 

★サークル共用施設・大学会館・体育館における鍵の貸出・返却場所について
8:30
~12:00
(返却のみ。貸出は不可)
12:00
~13:00
13:00
~17:15
17:15
~19:30
19:30
~21:00
(体育館のみ
 ~22:30)
授業の
ある期間
月曜日~木曜日
(但し月~木が
祝日の前日の
場合を除く)
学生センター窓口
(学生支援係)
返却に限り、学生センター
自動ドア内指定メールボックス
への投函を可とする
学生センター窓口
(学生支援係)
守衛室
金曜日・
月~木が祝日の
前日のとき
学生センター窓口
(学生支援係)
返却に限り、学生センター
自動ドア内指定メールボックス
への投函を可とする
学生センター窓口
(学生支援係)
守衛室
土・日曜日・祝日 守衛室
授業の
ない期間
月曜日~金曜日 学生センター窓口
(学生支援係)
返却に限り、学生センター
自動ドア内指定メールボックス
への投函を可とする
学生センター窓口
(学生支援係)
守衛室
土・日曜日・祝日 守衛室
※授業のない期間とは、夏季、冬季、春季休業や臨時休業及び定期試験期間のうち夜間主コースの試験のない日などです。
 (夏季集中講義は夏季休業期間中に実施するため、授業のない期間にみなされます)
※年末年始における本学休業日は、サークル共用施設・大学会館・体育館を使用することはできません。

 

○サークル共用施設大練習室
サークル共用施設大練習室割当表(6月分) サークル共用施設大練習室割当表(7月分)
  • 予め音文連がサークルの使用割り当てを行っています。
  • 翌月の割当表は毎月25日頃に掲載します。
  • 割当表の空き時間の箇所のみ、窓口にて個別に予約することができます。
  • その個別予約が入っているかどうかは、窓口にある紙媒体の表でしか確認できませんので、 ご注意ください。 (HPからは確認できません。既に窓口で先約があれば空きがないこともあります。)
  • 原則として利用する2営業日前までに申し込んでください。
  • 窓口で予約できる時間帯は、平日のみ8:30~12:00、13:00~17:15に限ります。

 

○体育館(体育館多目的室以外)
体育館割当表(6月分) 体育館割当表(7月分)
  • 予め体育会がサークルの使用割り当てを行っています。
  • 翌月の割当表は毎月25日頃に掲載します。
  • 割当表の空き時間の箇所のみ、窓口にて個別に予約することができます。
  • その個別予約が入っているかどうかは、窓口にある紙媒体の表でしか確認できませんので、 ご注意ください。 (HPからは確認できません。既に窓口で先約があれば空きがないこともあります。)
  • 原則として利用する2営業日前までに申し込んでください。
  • 窓口で予約できる時間帯は、平日のみ8:30~12:00、13:00~17:15に限ります。


合宿研修施設の使用について

 

下記リンクの外部サイト「りざぶ郎」にて使用状況を管理しています。 使用申込を行う前に各自で必ずご確認ください。 外部サイト「りざぶ郎」

 

合宿研修施設「逍遥荘」利用の手引き
  • 使用時間
    チェックイン 13:00~16:00  チェックアウト 9:00~12:00
    (ただし、年末年始は使用できません。)
  • 使用料金
    宿泊使用:1人1泊200円  一次使用:1人1日200円

 

○申込方法
    (1)仮予約
  • 使用日の前月15日8:30から受付を開始します。使用希望団体は学生支援課(学生センター学生 支援係窓口)に来て、「使用許可願」と「合宿参加者名簿」の用紙を受け取ってください。
  • 合宿研修施設内に寝具はありません。寝具のレンタルを希望する場合は、仮予約時に申し出て ください。「寝具発注書」をお渡しします。
  • 15日が土・日・祝日にあたる場合は、仮予約開始日が直前の平日になります。

(2)使用許可願等の提出
  • 使用日の7日前までに、学生支援課(学生センター学生 支援係窓口)へ、「使用許可願」と 「合宿参加者名簿」を提出してください。その際に使用料金の振込先口座等の情報をお渡しします。
  • 「寝具発注書」は使用日の4日前正午までに、学生支援課(学生センター学生支援係窓口)へ 提出してください。
  • 使用者に変更・増減があった場合は、使用日の2日前正午までに「合宿参加者名簿」を修正のうえ、 学生支援課(学生センター学生支援係窓口)に再提出してください。
  • 各提出期限が土・日・祝日に当たる場合は、直前の平日までに提出してください。

(注)寝具レンタルについて
  • レンタル業者への寝具レンタルの申込のみは大学で行いますが、寝具の納品、レンタル料金の支払、 申込後の変更、寝具の返却等の一切は、レンタル業者と使用希望団体の使用責任者間でのやり取り となります。
  • 申込完了後、レンタル業者から団体の使用責任者宛に電話にて連絡がいきますので、 必ず対応してください。

(3)使用料金の支払い
  • 指定の振込先口座へ使用料金を速やかに振り込み、使用日の前日まで銀行振込控を、 学生支援課(学生センター学生支援係窓口)に提出してください。その際に「使用許可書」を 交付します。
  • 使用料金振り込み後に、人数変更・キャンセルとなっても、一切返金はできません。

  • (4)予約の変更・取消について
  • 学生支援課(学生センター学生支援係窓口)に速やかに申し出てください。 ※土・日・祝日は対応できません。
  •  

    ○使用方法
    (1)入室日
    「使用許可書」を学生寮管理人室に提示して、鍵(玄関と使用室)を受取り、入室してください。

    (2)合宿中
    ①鍵の管理に注意してください。(防犯・防火注意)
    ②禁止事項(下記参照)に注意してください。

    (3)退室日
    下記①~⑤のとおり、後片付けを行ってください。
    ①使用した部屋と台所を清掃する。(清掃道具は廊下突き当たりに収納しています。)
    1.掃除機をかける。
    2.机、棚、床等の拭き掃除をする。ガスコンロ、電子レンジの中も忘れずに。
    3.冷蔵庫は、食材等を残さずに空にする。中の仕切りを外した場合は元に戻す。

    ②ゴミを廃棄する。
    ゴミは分別して、ゴミステーションに捨ててください。
    (平日)体育館横ゴミステーション、(土・日・祝日)3号館山側ゴミステーション
    ※体育館横のゴミステーションは、土・日・祝日は施錠しています。

    ③退室時のチェックを受ける。
    1.「退室時チェックシート」を基に自己点検する。
    2.学生寮管理人室に電話して、退室チェックを依頼する。管理人室:(内線電話)5239
    ※点検には30分以上を要するため、11:30までには管理人へ依頼を行うこと。

    ④忘れ物がないかチェックする。

    ⑤鍵(玄関と使用室)を学生寮管理人に返却する。

     

    ○禁止事項
    • 洗濯物は、乾燥機を利用するか外の物干しを使用してください。 室内で干すと、湿気で建物が傷みます。
    • 大学構内は、全面禁酒・禁煙です。
    • 屋外でのバーベキュー禁止。学内では原則、コンロ等の火器は使用できません。

     


    東屋の使用について

     

    下記リンクの外部サイト「りざぶ郎」にて使用状況を管理しています。 使用申込を行う前に各自で必ずご確認ください。 外部サイト「りざぶ郎」

     

    東屋の使用について(令和6年度版)
    • 使用期間 令和6年4月22日(月)~令和6年10月31日(木)
    • 使用時間 11:00~21:00

     

    ○申込方法
    • 下記の使用許可願及び東屋使用者名簿(ともにExcel形式)をダウンロードし、必要事項を記入後、学生支援課学生支援係宛(g-shien@office.otaru-uc.ac.jp)にメール送付してください。
    • なお、申請は本学教職員が行ってください。学生のみで使用する場合は、研究指導担当教員・サークル顧問教員等が申し込みを行ってください。※申請は使用日の3平日前までに行ってください。
      ■東屋使用許可願 様式(Excel)
      ■東屋使用者名簿 様式(Excel)

       

      ○使用方法
      使用日当日に、合宿研修施設付設の調理場・専用トイレの鍵を「学生寮管理人」から受け取り、使用してください(受領した許可書を管理人へ提示すること)。

       

      ○注意事項
      • 炭、鉄板、網等は、各自で用意し、使用後は持ち帰ること
      • 合宿研修施設付設の調理場を汚さないこと
      • 火気の取扱いには、十分注意すること
      • 地域住民の迷惑になる行為(音響器機の使用、大声で騒ぐ等)は慎むこと
      • 学内(教室等)に持ち込んでの飲食等は、行わないこと
      • 残炭は、東屋前の消し炭入れに入れること
      • 残炭に水をかけて、消火しないこと(耐火レンガが破損)
      • 使用後は、必ず「学生寮管理人」に連絡し、鍵を返却すること
      • 生ゴミ等、すべてのゴミは分別し、体育館横のゴミステーションに投棄すること
        (土・日・祝日は3号館横ゴミステーションに投棄すること)
      • アルコールの持ち込み及び飲酒は絶対に行わないこと
      • 上記事項に反した場合は、以後の使用を認めないので、留意すること

       


      課外活動遠征補助金の支給について

      本学では、体育活動及び文化活動において、優れた成績を修めた団体及び個人に対し、遠征補助金を給付します。 詳細は下記募集要項に記載のとおりとなりますので、補助金の給付を希望する団体は、期限までに必要書類を提出してください。
      ■課外活動遠征補助金募集要項
      ■課外活動遠征補助金申請書 様式(PDF) 様式(Excel)
      ■振込口座申出書 様式(PDF) 様式(Excel)


      【お問い合わせ先】

      学生支援課学生支援係

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